Realizacja zamówień - FAQ

W systemie IAI-Shop.com występuje wiele statusów zamówień. Dzielą się ona na grupy.

Statusy podstawowe, które można ustawić samodzielnie z poziomu panelu lub API:

• Nieobsłużone - zamówienie dopiero dotarło i nie rozpoczęła się jeszcze jego realizacja. Status ten powinien zostać włączony, jeżeli oczekujesz na potwierdzenie.
• Oczekiwanie na wpłatę - jesteś w stanie zrealizować zamówienie, jednak nie rozpoczniesz jego realizacji do czasu otrzymania wpłaty.
• Oczekiwanie na dostawę - aby rozpocząć realizację zamówienia, potrzebujesz jednego lub więcej towarów. Brak jakiejkolwiek pozycji uniemożliwia rozpoczęcie zrealizowanie zamówienia. Status ten powinien być także włączony, jeżeli oczekujesz na dostawę produktów z magazynu obcego (M0).
• Realizowane - statusem tym informujesz klienta, iż rozpoczęła się realizacja jego zamówienia.
• Pakowane - to stan pomiędzy statusami "Realizowanym",a "Spakowanym" dzięki czemu w jednoznaczny sposób można określić stan zamówienia, które trafiło na magazyn do skompletowania.
• Spakowane - taki status przyjmują zamówienia, w których wszystkie produkty zostały już skompletowane do koszyka czy wózka magazynowego i dostarczone do sekcji pakowania - gdzie następuje weryfikacja zgodności dostarczonych towarów z zamówieniem klienta.
• Gotowe do wysłania - status który może ustawić się automatycznie po poprawnej weryfikacji zamówienia. Informujący o tym, iż zamówienie zostało spakowane, zweryfikowane i jest już w pełni przygotowane do wydania kurierowi.
• Gotowe do odbioru - status analogiczny do Gotowe do wysłania przeznaczony dla zamówień z odbiorem osobistym.
• Oczekuje na termin wysłania - status ten informuje obsługę sklepu o tym, że zamówienie jest gotowe, lecz zostanie odebrane / wysłane w odleglejszym terminie (nowość)
• Wysłane - produkty zostały już wysłane np. zabrał je kurier lub wróciłeś z poczty i masz w ręku potwierdzone nadanie przesyłek. O tym fakcie klient jest informowany wiadomością i zamówienie znika z listy realizowanych zamówień. Możesz je odszukać przez wyszukiwarkę lub moduł otwierania zamówienia.
• Klient anulował - status określający anulowanie zamówienia przez samego klienta, bądź obsługę sklepu.
• Fałszywe - zamówienie z tym statusem informuje, iż jest ono fałszywe. Na przykład, gdy złożone zostało dla żartu.
• Stracone - ten status może oznaczać na przykład, że z przyczyn niespodziewanych zamówiony towar został uszkodzony przed wysyłką.
• Wstrzymane - status informujący o wstrzymaniu z jakiegoś powodu realizacji zamówienia.
• Zgubione - status podobny do statusu "Stracone", informuje klienta, iż zamówione produkty zostały zagubione, np. przez kuriera. UWAGA: status może być ustawiony wyłącznie w zamówieniu ze statusem "Wysłane"

Statusy specjalne, które są ustawiane automatycznie przez system:

• Połączone - status ten pojawia się w zamówieniach, które zostały połączone, a produkty z nich przeniesione do wspólnego zamówienia.
• Niepotwierdzone - oczekuje na akceptację klienta - Zamówienia o takim statusie zostały złożone przez użytkowników będących częścią organizacji, którzy nie posiadają uprawnień do akceptacji kosztów zamówienia. Po zatwierdzeniu zamówienia przez osobę z organizacji posiadającą wyższe uprawnienia, zamówienie będzie mogło być realizowane i zmieni swój status. Zamówienia o takim statusie mogą pojawić się w panelu, jeśli aktywny jest moduł B2B.
• Zwrot - status określający zwrot zamówionych produktów przez klienta. UWAGA: status wycofany , dostępny jedynie w celu wyszukiwania zamówień
• Reklamacja - status informujący o tym, że zamówione produkty są reklamowane przez klienta sklepu. UWAGA: status wycofany , dostępny jedynie w celu wyszukiwania zamówień

Statusy zamówień a oddziaływanie na stany magazynowe

Spośród wskazanych statusów:

• WYSŁANE - zmiana statusu na wysłane zmniejsza stany magazynowe.
• STRACONE - zmiana statusu na stracone nie zmienia stanu magazynowego, usuwane są rezerwacje.
• ZGUBIONE - zmiana statusu na zgubione nie zwraca towarów na magazyn. Może być wykorzystane w przypadku zgubienia paczki przez kuriera.

Zmiana statusu zamówienia w systemie często wiąże się z wykonaniem operacji magazynowej. W celu zachowania porządku w stanach magazynowych wprowadzona jest blokada zmiany statusów zgodnie z opisanymi poniżej 3 regułami:

1. Wybór tych statusów pozwala na zmianę na inny status:

• nieobsłużone,
• realizowane,
• wstrzymane,
• oczekuje na wpłatę,
• oczekuje na dostawę,
• pakowane,
• spakowane,
• gotowe do wysłania,
• gotowe do odbioru,
• oczekuje na termin wysłania.

2. Ustawiając w zamówieniu jeden z poniższych statusów, można dokonywać zmian tylko w obrębie tej grupy statusów:

• klient anulował,
• fałszywe,
• stracone.

3. Po ustawieniu w zamówieniu status wysłane/odebrane można dokonać zmiany na status zgubione lub zwrot. W sytuacji, gdy ponownie spróbujemy ustawić status Wysłane/Odebrane, system poinformuje nas, iż taka operacja jest niepożądana. Mimo wszystko, klikając przycisk "Tak" możemy kontynuować zmianę statusu.

Zmiana sposobu rozliczania zamówień jest możliwa globalnie dla wszystkich nowych zamówień (opcja definiowana w: MODERACJA / Zarządzanie zachowaniem sklepu / Składanie zamówień / sekcja Zamówienia rozliczaj po cenach) oraz dla każdego złożonego zamówienia osobno (sekcja Wartość zamówienia(rozliczanie po cenach). Aby w danym zamówieniu zmiana taka była możliwa, musi ono mieć status pozwalający na jego edycję (np. nieobsłużone, oczekuje na wpłatę, oczekuje na dostawę) oraz nie mieć wystawionych dokumentów sprzedażowych (np. Potwierdzenie sprzedaży, Faktura VAT).

Co zrobić w sytuacji gdy zamówienie zostało rozliczone od cen brutto, do zamówienia została już wystawiona faktura a mój klient prosi, aby jego zamówienie było rozliczone od cen jednostkowych netto?

Aby dokonać zmiany sposobu rozliczenia takiego zamówienia należy wystawioną fakturę anulować. W przypadku, gdy oryginał faktury został już przekazany klientowi przed anulowaniem tego dokumentu w systemie kupujący powinien odzyskać oryginał faktury od kupującego.

Czarna lista klientów służy do filtrowania składanych zamówień jako potencjalnie fałszywe na podstawie wpisów gromadzonych we własnej bazie danych.

Jeśli jesteś przekonany, że zamówienie które właśnie edytujesz jest fałszywe, a dane jego klienta się powtarzają, to skorzystaj z możliwości dodania klienta do tzw. czarnej listy. W rezultacie tego działania baza danych funkcji Czarnej listy zostanie zaktualizowana, zaś sam moduł będzie proponował oznaczać takie zamówienia jako fałszywe.

Jeśli chcesz zapoznać się z ustawieniami konfiguracyjnymi tej funkcji, to możesz to uczynić przechodząc do KLIENCI / Czarna lista klientów.

Dzieje się tak dlatego, że system na podstawie wpisów, które zostały dodane w module KLIENCI / Czarna Lista klientów odnotował zamówienie z adresu lub innych parametrów kontaktowych, które odpowiadają podanym w bazie danych Czarnej listy klientów.

Tak. Zarówno klienci jednorazowi, jak i klienci zarejestrowani mogą śledzić w sklepie status swoich zamówień bez konieczności logowania się. Wystarczy, że przejdą na dodatkową podstronę /order-open.php, na której będą musieli podać telefon lub e-mail użyty przy składaniu zamówienia oraz identyfikator zamówienia w postaci login-numer_zamówienia dla klientów zarejestrowanych oraz w formacie: 2 pierwsze litery imienia, 2 pierwsze litery nazwiska, 2 pierwsze litery nazwy miasta, data oraz godzina i numer zamówienia - dla klientów jednorazowych.

Prowadzenie przedsprzedaży w oparciu o oprogramowanie IAI-Shop.com jest możliwe. Żeby uruchomić opcje zamawiania towarów w przedsprzedaży, należy wykonać kilka czynności:

1) Nadać użytkownikowi panelu administracyjnego prawa do Magazynu Przedsprzedaży (MP). Prawa do magazynów nadawane są w edycji konta użytkownika Panelu w ADMINISTRACJA / Zarządzanie użytkownikami panel / sekcja: "Uprawnienia do magazynów.

2) Użytkownik panelu administracyjnego z nadanym uprawnieniem do zarządzania Magazynem Przedsprzedaży (MP) konfiguruje magazyn, nadając mu nazwę, priorytet oraz dostępność produktów w sprzedaży.

3) Po skonfigurowaniu Magazynu Przedsprzedaży (MP) trzeba dodać dokument dostawy i oznaczyć w nim produkty jako dostępne w przedsprzedaży. Dokument dostawy tworzy się w dziale MAGAZYN / Dodaj nową dostawę od dostawcy (PZ). Po dodaniu do dokumentu produktów dostępnych w przedsprzedaży (dostawa niezamknięta) klienci mogą już zamawiać produkty tak jak pozostałe produkty będące w "rzeczywistych" magazynach.

Uwaga: Jeżeli podczas tworzenia dokumentu dostawy nie zaznaczysz pola: Produkty jako dostępne w przedsprzedaży, odwiedzający sklep nie będą mogli składać na nie zamówień aż do czasu zamknięcia dokumentu (przyjęcia) dostawy.

4) Widoczność produktów dostępnych w przedsprzedaży od strony klienta jest taka sama jak pozostałych produktów przy czym możesz je oznaczyć oddzielnymi grafikami i opisami stanu dostępności. Oddzielne grafiki i opisy ustawia się w dziale TOWARY / Informacje o stanie dostępności wyświetlane w sklepie / Opisy dostępności produktów.

Informacja ta pojawia się gdy aktualna data jest późniejsza niż ta, którą widział klient podczas robienia zakupów w Twoim sklepie. W takiej sytuacji klient może nie być zadowolony z jakości obsługi. Informacja o opóźnieniu w realizacji zamówienia widoczna jest w panelu sklepu w edycji zamówienia oraz na liście zamówień.

Do czego mi się to przyda?

Komunikat pojawia się w celach informacyjnych i służy obsłudze sklepu do lepszej organizacji wysyłek i prowadzenia skutecznej polityki informacyjne. Komunikat pojawia się niezależnie od wybranej formy rozliczenia zamówienia (za pobraniem/za przedpłatą).

Przykład 1

Klient złożył zamówienie "za pobraniem" i zapomnieliśmy wysłać paczkę w obiecanym terminie. Dzięki informacji widocznej w panelu sklepu, np. "Zamówienie powinno być wysłane 2 dni temu", dbając o wysoką jakość obsługi klientów, możesz w łatwy i szybki sposób poinformować klienta o opóźnieniu.

Przykład 2

Klient złożył zamówienie "za przedpłatą" i po planowanej dacie wysłania zamówienia wciąż nie dokonał wpłaty lub nie potwierdził złożenia zamówienia. Dzięki informacji widniejącej w panelu np. "Zamówienie powinno być wysłane 2 dni temu", dążąc do skrócenia średniego czasu realizacji zamówienia, możesz w łatwy i szybki sposób wysłać informację z przypomnieniem o złożonym zamówieniu oraz zachętą do jego opłacenia i potwierdzenia.

W obu przypadkach warto skorzystać z opcji wysłania wiadomości e-mail lub SMS z wcześniej przygotowanego szablonu. Opcję tworzenia nowych i modyfikacji istniejących szablonów znajdziemy w dziale MODERACJA / Zarządzanie treścią e-maili oraz SMS wysyłanych do klientów.

Klient lub obsługa sklepu może założyć reklamację na zrealizowane zamówienie. Reklamacja ma indywidualne, niezależne od samego zamówienia statusy więc klient może być informowany o przebiegu całego procesu. W przypadku procesów reklamacyjnych funkcja ta jest wysoce pożądana i przyczynia się do lepszego postrzegania sklepu.

Niezależnie od mechanizmu składania reklamacji RMA (ang. Return Material Authorization - Procedura Zwrotu Towarów) możesz w pierwotnym zamówieniu wygenerować protokół anulowania paragonu (jeżeli był wystawiony paragon fiskalny) i ustawić status zamówienia na "zwrot" (produkt wraca na magazyn). Jeżeli klient zgłosił chęć wymiany towaru, możesz w jego imieniu założyć nowe zamówienie, w którym znajdą się właściwe produkty. Po tej operacji nie pozostaje już nic innego jak tylko organizacja wysyłki i zakończenie procesu w sposób satysfakcjonujący klienta.

Udaj się do działu ADMINISTRACJA / Konfiguracja walut. Na dole strony znajdują się ustawienia dotyczące liczby miejsc po przecinku, do jakiej mają być zaokrąglane ceny.

Narzędzie Towary do odłożenia zostało stworzone w celu szybszej i bardziej przejrzystej obsługi zamówionych towarów. Dzięki swojej funkcjonalności pozwala na wydrukowanie listy towarów, które znajdują się w aktualnie realizowanych zamówieniach, a następnie sprawne odnalezienie i przeniesienie z magazynu do miejsca pakowania.

Takie rozwiązanie - w przypadku posiadania większej liczby różnych towarów - jest bardzo dużym ułatwieniem w codziennej realizacji zamówień, ponieważ skraca czas wydawania towarów z magazynów, które dzięki przygotowanym listom są w stanie szybciej przygotować określone towary do wysyłki.

Z modułu można skorzystać wchodząc w zakładkę SPRZEDAŻ / Towary do odłożenia, sprowadzenia od dostawców, przesunięcia do zamówień. Po wyborze tej opcji pojawia się trzy listy:

1. Towary do odłożenia do zamówień nieobsłużonych - tutaj znajdziesz listę wszystkich zamówionych produktów, które posiadasz we własnych magazynach.

2. Towary do przesunięcia do zamówień z innych magazynów własnych - tutaj znajdziesz listę wszystkich zamówionych produktów, które posiadasz w innym magazynie własnym i występuje konieczność przetransportowania ich do magazynu lokalnego.

3. Towary do sprowadzenia z magazynów obcych - tutaj znajdziesz listę wszystkich zamówionych produktów, których nie posiadasz w magazynach własnych i występuje konieczność zamówienia ich u odpowiedniego dostawcy.

Następnie - w celu zapoznania się z zapotrzebowaniem na towary z konkretnego magazynu - kliknij w ikonę w kolumnie Operacje.

Proces przyjmowania zwrotu zamówionego towaru jest następujący:

1. Zwrot całego zamówienia (ustawienie statusu zamówienia na ZWROT):

Krok 1. Po otrzymaniu towaru od klienta sprawdzasz jego stan.

Krok 2. Jeśli wszytko się zgadza, przechodzisz do sekcji Wpłaty i klikasz [zobacz szczegóły]. W przypadku już opłaconych zamówień klikasz na górze tego okienka Dodaj zwrot. Jeśli jest to nieopłacone zamówienie pobraniowe, to klikasz po prostu Anuluj (kolumna Operacje).

Krok 3. Po uregulowaniu kwestii płatności, dokonujesz zmiany statusu zamówienia na Zwrot. Dzięki temu wszystkie towary z zamówienia zostaną zwrócone do magazynu, z którego zostały pobrane. Przy zmianie statusu na Zwrot, można wysłać do klienta automatyczną informację o zmianie statusu.

2. Zwrot części zamówionych towarów (np. 2 z 3 znajdujących się w zamówieniu):

Krok 1. Zmieniasz obecny status zamówienia wykonanego (np. na status Gotowe lub Realizowane). Jest to konieczne, ponieważ przy statusie Wykonane potrzebny w kolejnym kroku przycisk [usuń] jest ukrywany przez system.

Krok 2. Znajdując się na karcie edycji zamówienia, przejdź do części Produkty przypisane do zamówienia, gdzie należy usunąć towar, który został zwrócony. W tym celu kliknij na przycisk [usuń] znajdujący się w kolumnie "Operacje" po prawej stronie zdjęcia każdego produktu.

Krok 3. Po wprowadzeniu stosownych zmian, dokonaj zmiany statusu zamówienia zgodnie z założonym planem działania.

Flagi API służą do informowania o zarejestrowaniu bądź zrealizowaniu zamówienia poprzez API w zewnętrznym programie.Flagi te wykorzystywane są przez aplikację IAI Bridge do oznaczanie zamówień, które zostały zarejestrowane przez tą aplikację w zewnętrznym programie F/K (np. Subiekt GT). Dzięki temu można łatwo odszukać zamówienia, których realizacja została przeniesiona do zewnętrznego programu F/K. Flagi API można wykorzystywać również w przypadku własnych rozwiązań zbudowanych w oparciu o API IAI-Shop.com.

Dostępne są następujące flagi:

• zarejestrowane przez API - flaga ta informuje o tym, że dane zamówienie pomyślnie zostało zarejestrowane w zewnętrznym programie. W przypadku aplikacji IAI Bridge oznacza to, że zamówienie zostało przeniesione do programu F/K i w przypadku aktywnych funkcji aktualizacji zmian do zamówień w programie Bridge, zmiany w produktach przypisanych do zamówienia będą synchronizowane pomiędzy zewnętrznym programem a panelem sklepu.
  • zrealizowane przez API - informuje, że zamówienie które wcześniej zostało zarejestrowane w zewnętrznym programie zostało już zrealizowane. W przypadku aplikacji IAI Bridge oznacza to, że w programie F/K (np. Subiekt GT) został wystawiony dla zamówienia dokument sprzedaży (F-VAT lub paragon) i dalsze zmiany dokonywane w produktach przypisanych do zamówienia nie będą już synchronizowane pomiędzy zewnętrznym programem a panelem sklepu.
  • Próba rejestracji zamówienia przez API nie powiodła się - informuje, że z jakiegoś powodu zamówienia nie udało się zarejestrować przez API, a przyczyny takiego błędu wskazuje pod linkiem [Zobacz szczegóły].

Uwaga: Informacji o zarejestrowaniu bądź zrealizowaniu zamówienia przez API nie można ustawić ręcznie z poziomu panelu sklepu. Flagi te można ustawiać jedynie poprzez API IAI-Shop.com. W przypadku korzystania z aplikacji IAI Bridge odpowiednie flagi ustawiane są automatycznie przez ten program. Istnieje możliwość usunięcia flagi API przypisanej do odpowiedniego zamówienia z poziomu panelu sklepu. W tym celu kliknij na przycisk [Usuń flagę API] znajdujący się w poradzie wyświetlanej w górnej części edytowanego zamówienia.

Stan wpłat

• W tym polu są wyświetlane informacje dotyczące dokonanych wpłat, wątpliwości dotyczących sumy wpłat, informacje o tym kto i kiedy dokonywał zmian w przedpłatach lub o tym, że klient zgłosił chęć wycofania przedpłaty. W tym miejscu najszybciej dowiesz się jaki jest status płatności do tego zamówienia.
  • Jeżeli zamówienie ma być opłacone za pobraniem, system wyświetli informację, że "klient chce zapłacić za towary pobraniem. Wyślij zamówienie aby otrzymać pieniądze" i przy tym sposobie opłacenia przesyłki, śledzenie dalszej zawartości formularza nie jest koniecznie.
  • Przy przedpłatach system na bieżąco będzie informował o stanie zamówienia. Szczególną uwagę prosimy zwrócić na ikony obok tekstu - kolory i symbole są intuicyjne i nawiązują do świateł w ruchu drogowym. Czerwony kolor ikonki oznacza, że zamówienie nie powinno być wysyłane, żółty pokazuje, że coś jeszcze zostało do wyjaśnienia, a kolor zielony oznajmia, że wszystko jest w porządku i można wysłać paczkę. Na końcu komentarza znajduje się przycisk [Zobacz szczegóły], którego kliknięcie spowoduje otwarcie nowego okna ze szczegółami płatności. Możesz tam dokonywać zmian w zadeklarowanych wpłatach, dodawać, usuwać i księgować wpłat oraz ustawić datę opłacenia zamówienia wykorzystywaną przez wyszukiwarki i raporty.

Oznaczenia stanu wpłaty

Klient chce dokonać przedpłaty. Brak deklaracji wpłat. Niestety do tej pory nic nie wpłacił.

• Klient chce zapłacić za towary pobraniem. Wyślij zamówienie, aby otrzymać pieniądze.
• Klient chce dokonać przedpłaty. Płatności są uregulowane.
• Klient chce dokonać przedpłaty. Płatności są uregulowane, lecz kwota otrzymana jest niższa, bądź wyższa od należnej.
• Klient chce dokonać przedpłaty. Zadeklarował wpłatę co oznacza, że po wpłynięciu pieniędzy kwota zamówienia będzie odpowiadała przedpłacie.

Operacje

• Drukuj przelew - eksportuje do PDF wypełniony druk przelewu.
• Potwierdzenie zawartości zamówienia - eksportuje do PDF dane dotyczące towarów i ich ilości dla zamówienia.
• Wprowadź zaliczkę - pozwala na szybkie ręczne wprowadzenie zaliczki.
• Zablokuj przedpłaty - blokuje możliwość wprowadzenia przedpłaty i informuje o tym klienta.

Poniżej lista błędów na jakie możesz natrafić podczas użytkowania modułu. Są to błędy związane z ustawieniami panelu i wynikają m.in. z kolizji między wymuszoną akcją na wpłacie (np. księgowanie) a blokadą księgowania przy określonych warunkach. Nie są to błędy działania dziennika. Błędy księgowania wpłaty:

• Nieudana próba księgowania wpłaty - występuje w przypadku gdy nie można określić co było faktycznym powodem (może to być jeden z poniższych).
• Nie zaksięgowano wpłaty - księgowanie wyłączone - występuje gdy w konfiguracji sklepu wyłączone jest automatyczne księgowanie, a zezwolono na płatności internetowe (np. PayMaker.eu), które de facto są księgowane automatycznie - powstaje konflikt.
• Nie zaksięgowano wpłaty ze względu na rozbieżność kwot - pojawi się gdy wystąpi próba zaksięgowania wpłaty np. 30zł dla wpłaty niezaksięgowanej na 40zł;
• Niezaksięgowano wpłaty - status inny niż niezaksięgowano - wystąpi gdy wpłata, która próbuje być zaksięgowana jest inna niż niezaksięgowana.
• Nie zaksięgowano wpłaty - nieopłacona - gdy np. PayMaker.eu przyśle informację o tym, że klient anulował wpłatę (czyli informacja inna niż zapłacono/zaksięgowano) - jest to bardziej informacja niż błąd.
• Nie zaksięgowano wpłaty - nieautoryzowane żądanie - nie przeszło zabezpieczeń (zły klucz, serwis nie potwierdził poprawności danych, itp) - różne płatności mają różne zabezpieczenia. W jednych podaje się PIN na podstawie którego tworzy się podpis; jeżeli podpis się nie zgadza informacja jest odrzuca i w logu pojawi się właśnie ten błąd. Inne płatności mają weryfikacje po IP serwera i spowodują taki błąd, jeżeli wpłata nadejdzie z innego serwera niż podane w dokumentacji.