Przyjęcia magazynowe i dostawy - jak skonfigurować i zarządzać?
Prowadząc działalność handlową, jesteś nierozerwalnie związany z procesem dostaw towarów, zarządzaniem dostawami oraz dokumentacją dostaw. Funkcja Dostawy została stworzona właśnie w celu skutecznego zarządzania procesami dostaw towarów.
Pozwala ona rejestrować i łatwo porządkować obrót magazynowy związany z zakupami towarów od dostawców (PZ) oraz obrotem wewnątrz firmy wynikającym z przyjmowania towarów z innych magazynów (PW). Ponadto dzięki funkcji zapisu jednostkowych cen zakupu, umożliwia wyliczanie wielkości marży i uzyskiwanych dochodów ze sprzedaży towarów.
Prowadzenie uporządkowanej dokumentacji dotyczącej dostaw towarów daje możliwość kontroli, które towary z danej dostawy zostały sprzedane, a które zwrócono z powodu znalezionych wad.
Uwaga techniczna:
Korzystanie z modułu MAGAZYN jest dokładniejsze niż zarządzanie stanami magazynowymi towaru z poziomu edycji towaru czy aktualizacji oferty plikami .csv. Przede wszystkim zachowany jest porządek w dokumentacji.
Dodawanie towarów przez dział Dostawy umożliwia wyliczenie marży, poprawne działanie funkcji Inwentaryzacji oraz poprawne wyświetlanie ceny zakupu w karcie towaru.
Ponadto - w przypadku reklamacji - można odtworzyć dokładną drogę towaru od klienta przez dostawcę do konkretnej dostawy.
Słownik pojęć
Przyjęcie zewnętrzne (PZ) - dokument potwierdzający zakup towarów od dostawców oraz wprowadzający towar na magazyn.
- Towary dostępne w przedsprzedaży - towary przyjmowane dokumentem dostawy z włączoną opcją na tak będą dostępne na stronie mimo, że dostawa jeszcze nie dotarła (dokument nie został zaknięty). Takie działania przynoszą istotne oszczędności związane z redukcją zapasów w magazynie.
Przykład: Pan Jan stworzył dostawę w drodze i zaznaczył, że towar będzie dostępny za 7 dni. Stwierdził też, że już teraz zacznie oferować towary z dostawy. Klient zainteresowany zakupem wybranego towaru widzi, że towar ten jest w drodze i będzie dostępny za 7 dni. Jednak dzięki opcji dostępności w przedsprzedaży może złożyć zamówienie i spokojnie czekać aż dostawa dotrze i otrzyma on swoje zamówienie.
Efektem wykorzystania tej formy dostawy jest brak kosztów magazynowania, brak zamrożonej gotówki w zapasach.
Przyjęcie wewnętrzne (PW) - dokument umożliwiający korektę stanów magazynowych, zwiększa ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, od którego pochodzi towar może to być wyprodukowany towar.
Dostawa otwarta - to gotowy zapisany dokument dostawy, która nie została jeszcze przyjęta na magazyn. Główną korzyścią ustawienia tego statusu jest możliwość wprowadzania zmian wszystkich parametrów. Edycja wybranej dostawy pozwala uzupełniać np. listę towarów o dodatkowo brakujące towary, które doszły w ostatniej chwili. Dzięki czemu nie ma konieczności tworzenia nowej dostawy.
Przykład: Pan Jan, prowadząc sklep internetowy, na początku nowego dnia składa zamówienia u swojego dostawcy na towary, które poprzedniego dnia kupili jego klienci. Po jakimś czasie zauważa, że dziś również sprzedało się kilka sztuk tych towarów. Dzięki ustawieniu dostawy na otwartą, ma możliwość dopisania do niej dodatkowych ilości brakujących towarów.
Dostawa zamknięta - to gotowy zapisany dokument dostawy, która fizycznie została przyjęta na magazyn. System automatycznie ustawia ten status wszystkim zamkniętym dokumentom dostawy, blokując jednocześnie możliwość ich edycji. Brak możliwość wprowadzania zmian zapewnia przejrzystą ewidencję tego, co, kiedy, przez kogo i na jaki magazyn zostało przyjęte.
Dlaczego warto korzystać z modułu Dostawy?
- Uporządkowana dokumentacja - wszystkie dokumenty dostaw wystawiane podczas rejestracji dokumentów sprzedaży i zakupów znajdują się w jednym miejscu. Dzięki czemu każdy upoważniony pracownik ma możliwość swobodnej i wygodnej analizy oraz przeglądu tych dokumentów.
- Odnajdywanie dostaw, z których pochodził wadliwy towar. Dzięki czemu istnieje również możliwość sprawdzenia czy pozostała partia towaru z danej dostawy nie jest wadliwa.
- Rejestracja potwierdzeń wykonywanych operacji magazynowych - każda operacja magazynowa wprowadzana jest do systemu dokumentem, który na podstawie symbolu operacji generuje polecenie księgowania.
- Wyliczanie kosztu własnego sprzedaży - w każdym stworzonym dokumencie dostawy istnieje możliwość wprowadzenia informacji o jednostkowych cenach, po jakich zakupione zostały poszczególne towary. Posiadanie takich informacji w systemie umożliwia generowanie raportów o wielkości marży i uzyskiwanych dochodów ze sprzedaży. Raporty te mogą być dodatkowo zawężane do wybranej kategorii, producenta, grupy towarów jak również pojedynczego towaru.
- Bieżąca kontrola wprowadzanego asortymentu - każda nowa partia towaru jest rejestrowana w systemie. Dzięki temu można na bieżąco sprawdzać historię wszystkich przyjęć wraz z cenami, datami oraz informacjami o użytkownikach sporządzających poszczególne dokumenty.
- Śledzenie i uzupełnianie braków w asortymencie - dostępna w dziale SPRZEDAŻ podstrona Towary do sprowadzenia od dostawców daje możliwość bieżącej kontroli braków oraz szybkiego tworzenia odpowiednich zamówień dla tych towarów.
- Możliwość swobodnej pracy grupowej - każda operacja (czyt. zdarzenie) w obrębie danego dokumentu dostawy może być realizowana przez różnych użytkowników IAI-Shop.com. System zapisuje te informacje w historii, co pozwala w szybki sposób zweryfikować, kto i jakie zmiany wprowadzał.
Jak dodać dostawę towarów? - instrukcja
KROK 1
Przejdź do Dostawy (PZ, PW) w module MAGAZYN'''. Wybierz opcję dodawania nowej dostawy od dostawcy (PZ). Wyświetli się formularz tworzenia dokumentu dostawy. Ustaw odpowiednie opcje i uzupełnij pola. Oto niektóre z nich:
- Magazyn przyjmujący dostawę - z menu rozwijanego należy wybrać magazyn, do którego kierowana będzie dostawa.
- Dostawca - czyli firma, od której przyjmujesz dostawę. Możesz zarządzać dostawcami w dziale Dostawcy w module TOWARY.
- Typ dokumentu zakupu - określa, jakiego rodzaju jest to dokument i tym samym ogranicza możliwość wydruku do jednego z typów.
- Towary dostępne w przedsprzedaży - określa czy towary będące w dostawie mają być widoczne na stronie przed przyjęciem dostawy.
Gdy wszystko jest poprawnie uzupełnione, możesz stwórzyć dokument dostawy.
KROK 2
W drugim kroku dotychczasowy formularz zostanie uzupełniony o dodatkowe pola. Oto niektóre z nich:
- Numer i data wystawienia - numer systemowy będzie w formacie "numer_kolejny/typ_dokumentu/magazyn/rok".
- Termin dostawy:
- Nieznany - ustawienie tego statusu daje możliwość wprowadzania dodatkowych zmian w zapisanym dokumencie dostawy, takich jak np. ilość zamawianego towaru czy cenę jego zakupu.
- Znany (Dostawa w drodze) - ustawienie tego statusu daje możliwość wprowadzenia planowanej daty przyjęcia dostawy, którą wpisuje się w dodatkowo wyświetlonym polu Planowany termin przyjęcia dostawy. Data ta wyświetlana jest na stronie i informuje klientów za ile dni towar będzie ponownie dostępny.
Uwaga techniczna:
Jeżeli planowany termin przyjęcia dostawy nie jest widoczny na stronie, może to oznaczać, że maska nie obsługuje tej opcji. W takiej sytuacji należy zgłosić komunikat do działu graficznego z prośbą o dodanie obsługi tego komponentu.
Dopóki dokument nie zostanie zamknięty, masz możliwość wprowadzania w nim zmian. Zmiany mogą dotyczyć wszystkich wpisów dokonanych przy tworzeniu dokumentu. Oprócz zmiany danych dokumentu zakupu. możesz dodawać i odejmować od zamówienia towary.
W formularzu znajdują się dwa przyciski:
- Zapisz zmiany w dokumencie zakupu - wszelkie zmiany wprowadzone w tej dostawie muszą zostać potwierdzone tym przyciskiem.
- Stwórz nowy towar - umożliwia stworzenie nowego towaru.
- Zamknij dokument dostawy - ten przycisk służy do zamknięcia dokumentu co oznacza, że dostawa została przez Ciebie przyjęta.
W przypadku towarów z rozmiarami, towary będą dodawane pojedynczo - tzn. należy dodać do dokumentu najpierw np. Rozmiar S, a następnie ponownie wcisnąć przycisk Stwórz nowy towar. Jeżeli ponownie wybierzesz rozmiar, który już dodałeś do dokumentu, ilość zostanie zsumowana.
KROK 3
W trzecim kroku tworzenia dostaw należy dodać towary do dokumentu.
Istnieją różne możliwości wprowadzania towaru do dokumentu:
- Ręcznie - należy wpisać identyfikator lub kod towaru ręcznie. Jeżeli towar ma rozmiary, należy również podać kod rozmiaru w formie Id_towaru-kod_rozmiaru.
- Korzystając z wyszukiwarki - jeżeli nie znasz kodu ani nazwy towaru, kliknij skorzystaj z wyszukiwarki. Otworzy się wyszukiwarka towarów (taka sama jak w dziale TOWARY / Wyszukiwarka produktów). Wyszukaj towary, oraz przy każdym, który chcesz dodać wprowadź ilość. Na końcu przy którymkolwiek towarze kliknij Dodaj wybrane ilości. Wszystkie towary dodadzą się do dokumentu.
- Z czytnika kodów kreskowych - wystarczy edytować pole dla kodu towaru i przesunąć czytnikiem po kodzie kreskowym.
- Poprzez plik CSV - umieszczone tu narzędzie pozwala usprawnić proces dodawania towarów do dokumentu dostawy poprzez zastosowanie plików CSV. Aby plik został przyjęty przez system, powinien być zbudowany zgodnie z formatem CSV oraz zawierać przynajmniej pierwszą kolumnę z trzech wymienionych (pozostałe dwie są opcjonalne):
- Kolumna z kodem produktu, która powinna być wypełniona kodami towarów w formacie Id_towaru-kod_rozmiaru. Istnieje również możliwość skorzystania z kodów zewnętrznego systemu, które jednoznacznie określają produkt w danym rozmiarze. Jeśli kod rozmiaru nie zostanie podany obok ID_Towaru, to system będzie próbował dodać produkt w rozmiarze uniwersalnym. Kod dla rozmiaru uniwersalnego to uniw.
- Druga kolumna, oddzielona średnikiem, jest przeznaczona na wpisanie ilości produktu. W przypadku nie podania ilości system domyślnie doda do dokumentu jedną sztukę produktu.
- Trzecia kolumna pozwala na podanie ceny zakupu dla danego produktu. Znakiem oddzielającym część całkowitą od części ułamkowej liczby może być zarówno przecinek, jak i kropka.
Jeżeli korzystasz z programów obsługujących format .csv (np. MS Excel, OpenOffice Calc), możesz się spotkać z praktyką obejmowania poszczególnych komórek znakami cudzysłowu. Jest to zapis poprawny, ale niekonieczny. System przyjmie również pliki bez cudzysłowów - wystarczy, że komórki będą rozdzielone średnikami. W naszym systemie wykorzystujemy kodowanie UTF-8.
Oto przykład poprawnego zapisu w pliku:
"123-uniw";"5"
255-3;7;85,50
"95-A";"32.80"
326-15
Kod_prod;3
Uwaga:
Dodawanie do dokumentów dostaw PZ towarów, które jeszcze nie zostały stworzone w IAI-Shop.com, można realizować jedynie korzystając z opcji Stwórz nowy towar. Przy wgrywaniu plików CSV do dokumentów dostaw PZ, wszystkie towary nie odnalezione przez system zostaną odrzucane - czyli nie są tworzone nowe towary jak w przypadku opcji "Stwórz nowy towar".
Po przyjęciu dostawy należy dokonać zamknięcia dokumentu za pomocą przycisku Zamknij dokument dostawy znajdującego się na samej górze formularza.
Dostawa otrzyma wówczas status Zamknięta i zniknie z listy otwartych dostaw. Towary z dostawy zostaną dodane na magazynu w momencie zamknięcia dokumentu dostawy.
Po zamknięciu dokumentu PZ, zostanie nadany numer dokumentu oraz data stworzenia. Będzie widniała również informacja o tym, kto stworzył dokument. W polu Wydrukuj dokument po wciśnięciu ikony drukarki zostanie wygenerowany plik PDF.
W tej części formularza istnieje jeszcze dodatkowo możliwość zmiany notatki do zamówienia oraz wygenerowania kodów kreskowych.
Uwaga techniczna:
Towary dodane po przez dokument dostawy (PZ, PW) mogą być dostępne na stronie dopiero po ok. 10 minutach.