Realizacja zamówień w sklepie internetowym IAI-Shop.com

Realizacja zamówienia jest jedną z bardziej rozbudowanych funkcji IAI-Shop.com. Z doświadczenia wiemy, że nabranie odpowiedniej wprawy wymaga paru tygodni poznawania tego narzędzia. Jednak odpowiednie ustawianie i porządkowanie opcji pozwoli Ci na sprawne zarządzanie realizacją zamówień, czyli najistotniejszym procesem w sklepie internetowym. Dzięki możliwościom, które dają na przykład statusy, opcje wpłat oraz historie zamówień, w każdej chwili można uzyskać pełną informację o tym co się dzieje w Twoim sklepie. Dlatego prosimy nie traktuj wielu opcji jako zbędnego utrudnienia, ale raczej spójrz na nie pod kątem potencjalnego ułatwienia i automatyzacji pracy.

Podczas realizacji zamówienia istnieje szereg różnych kombinacji i wariantów rożnych zdarzeń. Zamówienie może na przykład oczekiwać na wpłatę klienta, towar od dostawcy albo potwierdzenie od kupującego. Właśnie dlatego ta strona w panelu będzie się zmieniała w zależności od rodzaju zamówienia i jego statusu, który będzie ustawiony w danym momencie.

Powiadamianie klienta

Jednym z istotniejszych założeń sklepów elektronicznych jest spowodowanie, aby klient był na bieżąco informowany o tym, co się w danej chwili dzieje z jego zamówieniem. Dzięki zastosowaniu opcji "[informuj klienta]", masz możliwość określania aktualnego stanu realizacji zamówienia. Każda zmiana statusu jest wysyłana do klienta za pomocą poczty e-mail, a w treści listu zawarte są informacje o tym, co aktualnie dzieje się z jego zamówieniem. Jednak nie zawsze pożądane jest informowanie klienta o wszystkim - możesz na przykład przez przypadek zmienić status zamówienia na ten, który nie jest pożądany, albo wycofać zamówienie ze statusu gotowe do oczekujące na dostawę, ponieważ towar, który był na magazynie, okazał się wadliwy. Wtedy wysyłanie kolejnych maili do klienta może spowodować niepotrzebne zamieszanie i niepokój osoby, która u Ciebie kupuje. Dlatego po odznaczeniu opcji "[informuj klienta]: E-mail" maile z systemu nie będą wychodziły. Ponadto do dyspozycji masz informowanie klientów drogą SMS. By móc informować klienta w ten sposób, muszą być spełnione następujące warunki:

  • Moduł wysyłania wiadomości SMS musi być włączony w dziale ADMINISTRACJA / Konfiguracja panelu sklepu;
  • Szablon SMS dla konkretnej informacji dotyczącej zamówienia musi być zdefiniowany w dziale MODERACJA / Zarządzanie treścią SMS wysyłanych do klientów;
  • Szablon SMS musi mieć ustawioną opcję Wysyłaj tą wiadomość na tak;
  • Klient, który złożył zamówienie musi mieć podany numer telefonu komórkowego;
  • Podczas wprowadzania modyfikacji zamówienia, której dotyczyć ma wysyłana wiadomość SMS, musi być zaznaczona opcja Informuj klienta: SMS.

Jeżeli wszystkie powyższe warunki są spełnione, SMS zostanie przez system przekazany do operatora sieci komórkowej celem wysłania.

Czy potwierdzenia zakupu muszę obsługiwać sam?
Sklepy prowadzą różną politykę potwierdzania zamówień, ale bardzo rzadko wysyłają zamówione towary bez żadnego potwierdzenia. Przy wartościowych przesyłkach często praktykuje się dzwonienie do klienta, żeby uzyskać możliwie najwyższą pewność, że to nie jest żart. Przy drobnych rzeczach wystarczy potwierdzenie przez kliknięcie na link, który klient otrzymuje automatycznie w mailu po złożeniu zamówienia. Jeżeli klient kliknie na link, system automatycznie ustawi opcję "potwierdzone e-mailem". Pozostałe opcje są bardzo intuicyjne i pasują do sytuacji, które zostały przedstawione w tym rozdziale pomocy.

Uwaga: Zdarza się, że mail nie dochodzi do klienta (zwykle przez filtry antyspamowe na darmowych serwerach pocztowych, ale na to - niestety - mamy bardzo ograniczony wpływ) lub kupujący po prostu korzysta już z innego adresu, a ten zapomniał zmienić. Wtedy często klienci sami piszą lub dzwonią do sklepu, potwierdzając zamówienie. Jeśli jednak nie dostaniesz takiego potwierdzenia, to powinieneś ponowić prośbę o potwierdzenie zamówienia za pomocą przycisku Wyślij prośbę o potwierdzenie (znajduje się on na samej górze strony) albo sam potwierdzić zamówienie.

Drukowanie dokumentów

Ważnymi przyciskami, które bardzo ułatwiają codzienną pracę w sklepie, są opcje drukowania dokumentów potrzebnych przy zamówieniu. System automatycznie generuje druki adresowe odpowiednie dla wybranego wcześniej, przy składaniu zamówienia, kuriera. Faktura VAT możliwa jest do wydrukowania tylko wtedy, gdy klient w swoim koncie poda numer NIP.

Czym jest opcja Prośba o opinię?
Opcja ta umożliwia Ci aktywację modułu przesyłania prośby do klienta związanej z zamówieniem zdefiniowanej w module ADMINISTRACJA / Konfiguracja panelu sklepu, w opcji Powiadomienia dla klientów. Stosownie do warunków płatności zamówienia oraz ustawień powiadomień w ww. module zostanie wysłana prośba o dodanie opinii lub upomnienie do zapłaty.
Uwaga: Opcja ta jest widoczna tylko dla zamówień składanych przez zarejestrowanych klientów - klienci niezarejestrowani nie mogą dodawać opinii.

Co to jest formularz obsługi dostaw (w skrócie FOD)?
Formularz obsługi dostaw jest narzędziem/formularzem, wypełnianym przez klientów kupujących na aukcjach internetowych Allegro. Po dokonaniu zakupu przez klienta na aukcji Allegro, do Panelu Administracyjnego sklepu wpływa zamówienie z tej aukcji. Po dokonaniu zakupu, klient kupujący powinien w następnej kolejności wypełnić formularz dostawy, który następnie nasz system automatycznie pobierze. Jeśli dane dostawy w formularzu będą inne niż w dane z Panelu, system automatycznie zaktualizuje je na karcie zamówienia. Dzięki temu adres dostawy będzie zawsze poprawny.

Automatyczna zmiana statusów

System oferuje automatyczną zmianę statusów nieobsłużonych zamówień w celu automatyzacji ich obsługi. Wykorzystanie tej funkcjonalności jest możliwe m.in. w sytuacjach, w których zamówienie:

  1. Zostało opłacone, a towary znajdują się na magazynie własnym - takie zamówienie może automatycznie uzyskać status Realizowane
  2. Zostało opłacone, a towary znajdują się na magazynie obcym - takie zamówienie może automatycznie uzyskać status Oczekuje na dostawę
  3. pomimo deklaracji przedpłaty nie zostało opłacone przez określoną liczbę dni - takie zamówienie może automatycznie uzyskać status Fałszywe (jeśli zamówienie posiada zaakceptowaną wpłatę częściową, status nie zostanie automatycznie zmieniony)

Te i inne ustawienia dotyczące automatycznej zmiany statusu zamówień dostępne są w dziale ADMINISTRACJA \ Automatyzacja procesów \ Automatyzacja obsługi zamówień w sekcji Automatyczna zmiana statusów.