Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej w IAI-Shop.com - FAQ

Czego potrzebuję, aby korzystać z usług Poczty Polskiej zintegrowanych z Elektronicznym Nadawcą w IAI-Shop.com?


Aby móc korzystać z usług, należy:

  1. Podpisać umowę z Pocztą Polską S.A. na świadczenie usług. W tym celu skontaktuj się z przedstawicielem Poczty Polskiej.
  2. Posiadać zarejestrowane i aktywne konto w serwisie Elektroniczny Nadawca. W celu utworzenia konta, należy wypełnić prosty formularz kontaktowy w zakładce Nie masz konta? Wyślij formularz. Przejdź do serwisu Elektroniczny Nadawca, aby wypełnić i wysłać formularz.
  3. Skonfigurować wybrane przez siebie usługi Poczty Polskiej zintegrowane z Elektronicznym Nadawcą w IAI-Shop.com w module ADMINISTRACJA / Konfiguracja kurierów. Usługi Poczty Polskiej są dostępne w kraju nadania Polska. Łatwo je rozpoznasz, ponieważ w nazwie posiadają (Elektroniczny Nadawca). Szczegółowo o konfiguracji przeczytać w dalszej części tej strony.
  4. Dodać poprawnie skonfigurowane usługi do profilu dostaw. Szczegółowo o dodawaniu usług do profilu dostaw przeczytasz w dalszej części strony.

Co daje mi integracja usług Poczty Polskiej w IAI-Shop.com i jakimi narzędziami będę dysponować?


Dzięki integracji IAI-Shop.com z Elektronicznym Nadawcą, możesz:

  • generować pojedynczo i grupowo numery nadania dla zamówień
  • generować pojedynczo i grupowo wydruki i etykiety na paczki do zamówień
  • generować książkę nadawczą dla zamówień z już wygenerowanymi numerami nadania

Wygenerowane wydruki pochodzą wprost z Poczty Polskiej więc są zawsze w 100% zgodne z wszelkimi wymogami stawianymi przez Pocztę Polską.
Ponad to nie musisz logować się i korzystać z dwóch systemów: IAI-Shop.com i Elektroniczny Nadawca. Wszystkie czynności możesz dokonywać tylko i wyłącznie w IAI-Shop.com.

Jak dodać usługi Poczty Polskiej zintegrowane z Elektronicznym Nadawcą?


Jeżeli posiadasz już aktywne konto w serwisie Elektroniczny Nadawca, możesz przystąpić do konfiguracji usług Poczty Polskiej.

Przejdź do ADMINISTRACJA / Konfiguracja kurierów i wybierz kraj Polska. Z listy dostępnych usług odszukaj te, które w nazwie posiadają (Elektroniczny Nadawca beta). Wybierz tą usługę, która Cię interesuje i przejdź do jej edycji. Jeżeli Twój Panel obsługuje więcej niż jedną stronę i posiadasz więcej niż jedno konto w Elektronicznym Nadawcy, możesz przypisywać osobne konta dla różnych stron.

Po przejściu do edycji, wpisz poprawnie:

  • Login
  • Hasło
  • Potwierdź hasło (wpisz tu jeszcze raz hasło)

Kliknij Zapisz. Jeżeli dane są poprawne, otrzymasz stosowny komunikat.

Uwaga: Aktualizacja hasła do Elektronicznego Nadawcy dla wybranej usługi Poczty Polskiej, skutkuje aktualizacją hasła we wszystkich usługach Elektronicznego Nadawcy z tym samym loginem, dla danej strony (sklepu) IAI-Shop.com

Teraz możesz dodać skonfigurowaną przez Ciebie usługę do profilu dostaw. Aby to zrobić, udaj się do ADMINISTRACJA / Konfiguracja dostaw / Profile dostaw i przejdź do edycji profilu dostaw. Dodając wybrane przez Ciebie usługi do profilu, będzie możliwe określenie cen, czasu dostawy, minimalnej i maksymalnej wagi czy wartości przesyłki.

Gdy dodasz już wybrane przez Ciebie usługi sprawdź czy wszystkie usługi są poprawnie wyświetlone w procesie składania zamówienia.

Jak skonfigurować parametry przesyłki w ramach wybranej usługi Poczty Polskiej zintegrowanej z Elektronicznym Nadawcą?


Możesz określić domyślne ustawienia dla każdej z usług. Przejdź do ADMINISTRACJA / Konfiguracja kurierów i wybierz kraj Polska. Z listy dostępnych usług odszukaj tę, która Cię interesuje i przejdź do jej edycji. W sekcji Konfiguracja przesyłki znajdziesz szereg ustawień. Są to te same ustawienia, które masz do dyspozycji w serwisie Elektroniczny Nadawca. Miej na uwadze to, że są to ustawienia domyślne, ładowane bezpośrednio przed każdym wydrukiem i możliwe do indywidualnej zmiany dla każdego zamówienia.

Jak zmienić ikonę i opis usługi Poczty Polskiej w sklepie?


Przejdź do ADMINISTRACJA / Konfiguracja kurierów i wybierz kraj Polska. Z listy dostępnych usług odszukaj tę, która Cię interesuje i przejdź do jej edycji.
Teraz możesz zmienić ikonkę, nazwę oraz komentarze, które będą widoczne w procesie zamawiania w sklepie.

Jak wygląda konfiguracja hasła dla usług Poczty Polskiej w IAI-Shop.com i Elektronicznym Nadawcy? Czy muszę dbać o zmianę hasła w terminie?


Hasło do konta w serwisie Elektroniczny Nadawca otrzymasz tuż po utworzeniu konta. Te hasło należy wprowadzić do IAI-Shop.com w formularzu konfiguracji jednej z usług Poczty Polskiej Elektroniczny Nadawca.

Informacja:
Poczta Polska wymaga, aby w odstępach maksymalnie 30 dni (minimalnie 1 dzień) użytkownik zmieniał hasło. Posiadając integrację z Elektronicznym Nadawcą w IAI-Shop.com nie musisz martwić się o pilnowanie zmiany hasła. IAI-Shop.com będzie zmieniał je za Ciebie i zawsze pozwoli podglądnąć Ci aktualne hasło w IAI-Shop.com, abyś mógł zalogować się do Elektronicznego Nadawcy. Automatyczna zmiana hasła odbywa się w ostatni poniedziałek przed wygaśnięciem poprzedniego. Będzie to maksymalnie po 28 dniach od ostatniej zmiany, aby nie ryzykować przekroczenia 30 dni, po których hasło zostanie deaktywowane przez Pocztę Polską. Aby zobaczyć aktualne hasło, przejdź do formularza konfiguracji jednej z usług, oraz dla opcji Hasło wybierz pokaż hasło.

Czy można zmieniać konfigurację danej usługi Poczty Polskiej dla różnych zamówień?


Tak. Bezpośrednio przed każdym wydrukiem wyświetli się okno wyboru wszystkich dostępnych parametrów przesyłki. Konfiguracja przesyłki w ustawieniach danej usługi kurierskiej jest jedynie domyślna i to właśnie ona za każdym razem wyświetla się przed każdym wydrukiem.

Jak definiować ceny przesyłek dla usług Poczty Polskiej, które posiadam już skonfigurowane w IAI-Shop.com?


Ceny przesyłek definiuje się w module ADMINISTRACJA / Konfiguracja dostaw / Profile dostaw. Jeżeli posiadasz już dodane do profilu usługi Poczty Polskiej, przejdź do edycji, gdzie możliwe jest definiowanie cen oraz innych ustawień. Jeżeli nie, najpierw dodaj wybrane usługi, a następnie system poprosi Cię o podanie cen oraz innych ustawień.

Jak wygenerować numery przesyłek (numery nadania) i etykiety adresowe, które chcę wysłać za pomocą usług Poczty Polskiej?


Generowanie numerów przesyłek (numerów nadania) możesz przeprowadzać:

  • pojedynczo: przejdź do edycji zamówienia - kliknij [Generowanie przesyłek i wydruków dla kuriera]
  • grupowo: dostępne z poziomu listy zamówień - zaznacz zamówienia, kliknij Drukuj, następnie Przesyłki i wydruki dla kuriera.

Automatycznie z numerami przesyłek generowane są gotowe do druku etykiety adresowe dostępne do pobrania na dysk twardy w formacie PDF.

Uwaga:
W zależności o konfiguracji panelu Elektronicznego Nadawcy dla poniższych usług numery przesyłek (numery nadania) mogą być automatycznie generowane i uzupełniane dopiero w momencie nadania przesyłki w urzędzie pocztowym:

  • Poczta Polska Przesyłka polecona ekonomiczna (Elektroniczny Nadawca)
  • Poczta Polska Przesyłka polecona priorytetowa (Elektroniczny Nadawca)

Jak wygenerować książkę nadawczą i naklejki na przesyłki?

W panelu dostępne są dwa sposoby na wygenerowanie książki nadawczej.

1) Będąc na liście zamówień, zaznacz te, dla których przesyłki z wygenerowanymi już numerami chcesz umieścić w książce nadawczej. Kliknij Drukuj, a następnie Książkę nadawczą oraz naklejki na przesyłki. Wygeneruje się gotowa do pobrania książka nadawcza oraz dodatkowo Naklejki na przesyłki.

2) Przejdź do działu SPRZEDAŻ / Generowanie księgi nadawczej oraz naklejek na paczki i uzupełnij kolejne ustawienia (wybór daty, trybu opłacenia zamówień oraz rodzaj przesyłek), a w ostatnim kroku otrzymasz wygenerowane dokumenty.

Uwaga: Z tej racji, że dokument książki nadawczej nie jest generowany przez system IAI-Shop.com, nie odpowiadamy za wszelkie kwestie związane z pojawieniem się pustych stron w książce nadawczej. Takie zgłoszenia prosimy kierować bezpośrednio do Poczty Polskiej.

Czym mogę wyszukać zamówienie posiadając numer przesyłki?


Tak. Przejdź do SPRZEDAŻ / Szukaj zamówień. Odszukaj opcję Wyszukaj po i ustaw numerze przesyłki. Poniżej wprowadź numer oraz kliknij Otwórz zamówienie.

Dlaczego niektóre przesyłki po wygenerowaniu etykiet adresowych nie posiadają numeru nadania lub pojawia się komunikat: Usługa EN Poczty Polskiej nie udostępnia możliwości generowania etykiet adresowych?

Sytuacja ta wynika zazwyczaj z konfiguracji danej usługi w panelu Elektronicznego Nadawcy. Na przykład dla usługi:

  • Poczta Polska Przesyłka polecona (Elektroniczny Nadawca) w panelu EN w zakładce ustawienia znajdują się dodatkowe opcje generowania numerów:

1) brak generowania - co powoduje, że etykieta adresowa to pusty PDF,
2) z puli - co wymaga wprowadzenia przez klienta w panelu EN tzw. puli numerów,
3) automatycznie.

  • Poczta Polska Przesyłka firmowa (Elektroniczny Nadawca) w panelu EN w zakładce ustawienia należy zaznaczyć opcję ustawienia wydruku - użyj danych adresowych do wypełnienia pola miejsce odbioru na wydruku poczty firmowej.

Podsumowując, w zależności od konfiguracji panelu Elektronicznego Nadawcy panel nie zawsze otrzymuje numery nadania przy generowaniu etykiet adresowych a numer nadawany jest dopiero w urzędzie pocztowym podczas nadawania przesyłki. Informacje o przydzielonych na poczcie numerach nadania są aktualizowane raz dziennie przez serwery Poczty Polskiej.

Dlaczego nie mogę wygenerować numeru przesyłki, nie dostaję informacji o kartach umowy, urzędach pocztowych pomimo wpisania poprawnych danych logowania do EN?


Jeżeli zaistnieje taka sytuacja, warto wejść na stronę serwisu Elektroniczny Nadawca i sprawdzić, czy konto nie zostało zablokowane (np. blokada może nastąpić po trzykrotnym wpisaniu niepoprawnego hasła logowania), lub czy serwis nie ma aktualnie przerwy w działaniu.

Skąd pobierane są dane nadawcy pojawiające się w etykietach adresowych?


Te dane nie są przechowywane w IAI-Shop.com. Są to dane, które posiadasz w ustawieniach konta w serwisie Elektroniczny Nadawca.

Jaka przesyłka będzie dla mnie najlepsza? Gdzie znajdę specyfikację poszczególnych usług?


Wszystkie szczegółowe informacje o dostępnych formach odnajdziesz na stronie Poczty Polskiej.

Posiadam więcej niż jedna strona w Panelu Administracyjnym. Mogę posiadać kilka kont w serwisie Elektroniczny Nadawca i przypisać je do każdej strony?


Tak. Konfiguracja usług Poczty Polskiej jest podzielona na strony więc możesz zarządzać usługami osobno dla stron.

Czy platforma IAI-Shop.com wykorzystuje bufor przesyłek Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej?


Tak. Wszystkie przesyłki w ramach Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej trafiają do bufora przed ich wysłaniem do urzędu pocztowego. Podgląd bufora znajduje się w module SPRZEDAŻ/Generowanie księgi nadawczej oraz naklejek na paczki.

Dlaczego podczas generowania księgi nadawczej dla Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej przy użyciu modułu SPRZEDAŻ/Generowanie księgi nadawczej oraz naklejek na paczki, na liście usług nie pokazują się wszystkie usługi lub księga nie generuje się?


Należy sprawdzić czy zamówienia, dla których generowana jest księga nadawcza posiadają ustawiony status 'gotowe'.

UWAGA: Pusta księga nadawcza wygeneruje się gdy w buforze są same przesyłki biznesowe. Usługa przesyłki biznesowej realizowana jest tylko "elektronicznie", a co za tym idzie NIE ma dla niej dokumentu księgi nadawczej.

W panelu IAI-Shop.com mam skonfigurowane dwa konta Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej, czy mogę wygenerować księgę nadawczą osobno dla poszczególnych kont?


Tak. Przejdź na listę zamówień i zaznacz zamówienia, w których przesyłki zostały wygenerowane w ramach danego konta Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej. Opcję generowania księgi nadawczej Znajdziesz po kliknięciu przycisku 'Drukuj'.

Czy mogę wygenerować księgę nadawczą innego dnia niż numery dla przesyłek?


Tak. Jeśli w buforze Elektronicznego Nadawy znajdują się zamówienia z etykietami wygenerowanymi w różnych dniach system podczas generowania księgi nadawczej (zamykania bufora EN) ustawi aktualną datę dla wszystkich przesyłek.

Czy mogę wygenerować księgę nadawczą dla wybranej/wybranych przesyłek z bufora jednego z kont?


Nie. Księga generuje się dla wszystkich przesyłek w danym buforze. Aby wygenerować księgę dla wybranych przesyłek należy do pustego bufora dodać wybrane przesyłki (wygenerować dla nich numery), a następnie wygenerować księgę nadawczą. Daną czynność można powtarzać wielokrotnie.

Czy mogę dodać do bufora przesyłki z różnymi urzędami nadania lub z różnymi kartami umów?


Nie. Do bufora można dodawać jedynie przesyłki z identycznymi urzędami nadania i kartami umów, zgodnie z tymi, które zostały zapisane w pierwszej przesyłce.

Posiadam jedną kartę umowy i dwa urzędy nadania, który urząd nadania będzie widniał na wydrukach dla kuriera?


W takim przypadku na wydrukach (przed wygenerowaniem księgi nadawczej - zamknięciem bufora) prezentowany będzie pierwszy urząd nadania z listy. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest rezygnacja z jednego z urzędów nadania (jeśli nie jest potrzebny) lub podzielenie procesu generowania na 3 kroki:

  • generujemy etykiety dla zamówień, ale nie drukujemy ich jeszcze ponieważ zawierałyby błędny urząd nadania.
  • udajemy się do modułu Sprzedaż / Generowanie księgi nadawczy i naklejek na przesyłki i zamykamy księgę nadawczą dla wybranej usługi Poczty Polskiej. Operacja ta skutkuje zamknięciem bufora przesyłek Elektronicznego Nadawcy.
  • ostatnim krokiem jest wydruk wygenerowanych wcześniej etykiet z właściwym urzędem nadania.

W jaki sposób mogę umieścić dodatkowy opis przesyłki na wydrukach Poczty Polskiej?


W dziale ADMINISTRACJA \ Konfiguracja kurierów dla każdej z usług Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej można zdefiniować tekst w polu referencji. Pole zawiera obsługę zmiennych i jest wykorzystywane do przenoszenia dodatkowego opisu przesyłki na wydruki.

Dlaczego podczas realizacji zamówienia otrzymuję błąd nieprawidłowego numeru telefonu adresata?


Podczas generowania przesyłki numer telefonu jest sprawdzany przez API Poczty Polskiej. Aby walidacja przebiegła poprawnie numer telefonu musi składać się z 9 cyfr, a pierwszą musi być cyfra z zakresu 5-8.

Mam dwa panele, ale jedną umowę z Pocztą Polską, czy mogę korzystać z integracji?


Ze względu na bezpieczeństwo i sposób działania integracji poprawne działanie możliwe jest tylko, gdy na jeden panel administracyjny przypada jedna umowa.