Wdrożenie IAI-Shop.com w 12 sexshopach jednego klienta

Poznaj historię 12 sexshopów jednego klienta

Jesienią 2005 roku zgłosił się do nas przedsiębiorca, który ma 12 sklepów internetowych z tzw. branży sex shop. Napisaliśmy do niego list po tym, jak zobaczyliśmy, że w rankingu Money.pl dla najlepszych sklepów internetowych zdobył wysoką pozycję. Problem polegał na tym, że posiadał 12 różnych sklepów, opartych o kilka różnych systemów, wdrażanych w różnych epokach Internetu. Ich prowadzenie i synchronizacja nastręczały wielu problemów. Dodatkowo część sklepów była skojarzona z różnymi pasażami internetowymi (Onet, WP, Interia).

Rozpoczęliśmy wdrożenie od zbudowania tylko jednego sklepu SexButik.pl niejako na próbę. Po stworzeniu sklepu zaimportowaliśmy ze starego systemu bazę produktów. Jak się okazało, uruchomienie jednego sklepu nie rozwiązywało w żaden sposób problemu, ponieważ sprzedawca uzyskał niewielką korzyść i konieczność dalej wykonywania wielu operacji w sposób manualny np. wysyłania raportów do pasaży internetowych.

W drugiej fazie rozpoczęliśmy już pracę nad kompleksowym wdrożeniem od razu pozostałych 11 sklepów. Do tego potrzebowaliśmy ukończenia prac nad modułami pasaży internetowych, które w tym czasie już prowadziliśmy. Po około 1,5 miesiąca moduł pasaży był gotowy. Równolegle z tymi pracami przez około miesiąc tworzyliśmy maski sklepów. Otrzymaliśmy wytyczne, że sklepy mają być zbliżone wyglądem do poprzedników, aby nie wywołać efektu szoku u klientów. Normalnie takie zadanie było by niewykonalne, ponieważ inne systemy sklepowe zazwyczaj pozwalają na uzyskanie tylko jednego układu. W naszym systemie udało nam się odtworzyć dokładnie taki sam wygląd, mimo że sklepy wcześniej pracowały w oparciu o różne systemy, wprowadzić zmiany tam gdzie było to sensowne. Udało nam się nawet zachować oryginalną animację flash z głównego sklepu klienta czyli Dom-Wysylkowy.pl. Koniec drugiej fazy zakończony został wyczyszczeniem bazy produktów i ponownym importem.

W dalszym etapie prac klient był już gotowy do odpalenia sklepów. Prowadziliśmy testy pasaży i te sklepy, które nie korzystały z pasaży mogły zostać uruchomione jako pierwsze. Okazało się jednak, ze wprowadzanie zmian do ponad 3000 produktów, było problematyczne i wdrożenie przeciągało się. Z pomocą przyszedł nasz dział rozwojowy, który stworzył specjalne narzędzia do edycji grupowej produktów. Dzięki tym zmianom możliwe było wprowadzenie zmian w rozsądnym czasie. Wprowadzenie zmian trwało by parę miesięcy, jednak konieczne było przeprowadzenie tego w miesiąc, gdyż klient otrzymał wiadomość od dotychczasowego providera, że ma on miesiąc na przeprowadzkę, ponieważ provider zaprzestaje działalności internetowej. Ponieważ prace były już zaawansowane, w ciągu dwóch tygodni wszystkie domeny sklepów zostały skierowane na nasz serwer. 12 sklepów było gotowych do wdrożenia po około 4 miesiącach od rozpoczęcia współpracy. Po około miesiącu pracy klientowi udało się zsynchronizować stany magazynowe z bazą danych sklepu i w tej chwili nie musi się już martwić o to, co zajmowało mu najwięcej czasu czyli synchronizacja stanów magazynowych. Zresztą posłuchajmy co po kilku miesiącach pracy z systemem ma do powiedzenia właściciel firmy Eko-Net:

Wdrożenie sklepu może nie było dla mnie czasochłonne, ale obsługa sklepu musiała przyzwyczaić sie do zupełnie nowego oprogramowania sklepu. Najwięcej czasu zajęło wprowadzenie kilku tysięcy produktów ze starej bazy (starego sklepu) do nowej. Dość znacznie pomogło w tym narzędzie aktualizacji importu z Excela i pomoc ze strony obsługi IAI-Shop.com.
Po wdrożeniu działanie naszej firmy zmieniło się diametralnie. Wcześniej działaliśmy na bardzo uproszczonym oprogramowaniu. Nie było w nim np. automatycznej aktualizacji stanów magazynowych. Codziennie musieliśmy więc przez około 1-2 godziny ręczne ściągać ze stanu sprzedane artykuły. Zwykle robiliśmy to raz dziennie, więc zdarzało się że następny klient zamówił coś co już się sprzedało. Teraz obsługa stanów magazynowych sprowadza sie właściwie tylko do wprowadzenia dostawy.
Dużo szybciej przebiega sam proces pakowania paczek. Sporządzenie druków na paczkę, faktur, sprowadza sie do kilku kliknięć myszką. IAI-Shop.com zastępuje praktycznie program magazynowy oraz rozliczeniowy. Nie ma potrzeby prowadzenia osobnych zestawień ręcznie. Nowości jest wiele więcej: zaawansowana obsługa zamówień, rozbudowane statystyki.... dużo by wymieniać.
Jeżeli chodzi o koszty to płacę niestety więcej. Wcześniej działaliśmy w oparciu o tzw. darmowy system. Wiele drobnych poprawek typu - podmiana szaty graficznej czy zmiana kolorystyki itp robiliśmy sami. Brak możliwości modyfikowania wyglądu sklepów samodzielnie przez panel administracyjny lub przez FTP to niestety największa chyba wada tego systemu. Poza tym jednak zyskany wolny czas rekompensuje w pełni droższe utrzymanie naszego systemu sklepów.
Poza tym jak wspomniałem wcześniej nie ma juz praktycznie sytuacji by klient zamówił coś czego nie ma już na stanie sklepu. Moduły płatności umożliwiające dokonanie przedpłaty oraz system automatycznego powiadamiania klienta po zmianie statusu zamówienia to tylko niektóre sprawy, które ułatwiły składanie zamówienia. Sama realizacja jest również sprawniejsza, więc wydatek się opłacił.

Jarosław Turek
właściel sklepów

Aktualizacja informacji 2008-03-27: Klient skonsolidował sklepy do 6. Wszystkie dotychczasowe domeny przekierowują na www.dom-wysylkowy.pl, co pozwala na nie tracenie klientów i obsługiwanie ich nadal poprzez jeden ze sklepów.